La comptabilité est une technique de mesure de l'activité d'un agent économique. Il est préférable de tenir une comptabilité à double emploi en se posant deux questions :
1) à qui j'ai acheté ou vendu et quoi ?
2) comment j'effectue le réglement ?
La suite des opérations consiste à enregistrer par ordre chronologique dans différents comptes comptables (prévus à cet effet) tous les évènements économiques qui se sont produits dans une période donnée.
En règle générale un exercice comptable part du premier janvier et s'arrête au 31 décembre d'une même année civile.
Mais l'essentiel est de respecter une période de 12 mois consécutifs même si l'année civile n'est pas respectée.

Les pièces justificatives :
Lorsque l'association n'est pas tenue d'établir des comptes annuels, ou décide de ne pas de le faire, elle tient une comptabilité "recettes - dépenses". De toute façon, la première étape consiste à recueillir la trace des différentes opérations comptables (achat, vente, versement...) et à vérifier l'existence d'un justificatif ou pièce comptable. Ce document est obligatoire pour chacune des opérations et doit comporter la date, la nature et le montant de l'opération, le nom du prestataire ou du financeur, ses coordonnées. Le justificatif doit faire apparaître la T.V.A. si l'association y est assujettie.
Une attention toute particulière doit être portée aux remboursements de frais (des bénévoles ou des salariés). Un document rempli par le bénéficiaire doit faire apparaître le motif et la nature de la dépense (ex. : objectifs et destination précise pour chacun des déplacements) et être accompagné des justificatifs correspondants (tickets de péage, notes de restaurant...) - telle une facture, susceptible de pouvoir être rapprochée dans les moyens de paiements mis à la disposition par les banques (carnets de chèques avec souche, carte bleue professionnelle, etc.) qui laissent des traces écrites.

L'enregistrement des écritures :
Après avoir vérifié la réalité d'une opération (la correspondance entre la facture d'un fournisseur, le bon de commande et le contenu de la livraison), une écriture est enregistrée dans les livres journaux de façon chronologique.
Il n'est pas conseillé de raturer un enregistrement comptable, il est préférable de contre-passer l'écriture (annulation puis enregistrement).
Le journal doit être tenu à jour très régulièrement (si possible de façon hebdomadaire pour une petite association). Dans les associations qui établissent des comptes annuels et font application du plan comptable, la comptabilité est tenue en partie double. Elle est alors plus structurée. Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans plusieurs types de journaux :
le journal des achats ;
le journal des ventes ;
le journal de banque ;
le journal de caisse ;
le journal des opérations diverses.

Elles sont ensuite centralisées par numéro de compte selon la nomenclature du nouveau plan comptable dans un grand livre. Et de là vous pouvez établir la balance, un compte de résultat, et le bilan.