La comptabilité des associations qui sont
régis par la loi 1901 suppose une organisation sans faille.
Le gestionnaire se doit d'être non seulement scrupuleusement
honnête,
mais d'une rigueur absolue. Le choix des outils à utiliser
dans ce
cadre rigide est primordial. Une erreur stratégique dans
le domaine comptable ne pardonne pas.
La répartition des fonctions :
Elle diffère fortement suivant la taille de l'association.
Le trésorier possède un rôle fondamental dans l'organisation
et le suivi de la comptabilité : Il vérifie notamment, l'existence
de ressources suffisantes pour l'engagement de dépenses en rapport
avec les objectifs définis en conseil d'administration. Il assure
une relation transversale entre le président et les autres membres
du conseil d'administration et prend en charge la présentation
du budget en assemblée. Il doit, le cas échéant,
avoir une relation technique avec le directeur et le comptable éventuel
lorsque la taille de l'association permet la présence de permanents
salariés ou de prestataires de service. Ces salariés agissent
sous le contrôle et l'autorité du trésorier et du président.
Une délégation partielle de la gestion de trésorerie
peut être faite auprès du directeur. Il est fondamental de
bien séparer la préparation des règlements et la signature
des chèques. Si le trésorier assume lui-même la tenue
comptable et la préparation des règlements, il est préférable
de confier la signature au président. Une autre forme de contrôle
en trésorerie, quelle que soit la délégation existant
auprès d'un salarié, consiste à limiter le montant
des engagements financiers pouvant être réalisés. Au-delà
d'un certain montant, deux signatures peuvent être exigées.